Problemas humanos en el trabajo

Cómo tratar problemas humanos de trabajo
Instituto Nacional de Formación Profesional
Preparado por Adib Kafati K.; Asesor Empresarial II
ÍNDICE

1.La comprensión como una actitud positiva para tratar los problemas humanos de trabajo.
2.El supervisor como guía y orientador.
3.Cómo prevenir problemas de relaciones en el trabajo.
4.Cómo tratar un problema humano.
5.Cómo determinar las opiniones y estados de ánimo del personal
6.Sugerencias para escuchar bien.
1. LA COMPRENSIÓN COMO UNA ACTITUD POSITIVA PARA TRATAR LOS PROBLEMAS HUMANOS DE TRABAJO.
Inútil es decir que, si debe comprender a los demás y llevarse bien con ellos, el supervisor tiene que comprenderse y llevarse bien consigo mismo. Si no tiene las actitudes adecuadas ni confianza en sus propias aptitudes y capacidades, no puede tener el debido respeto por los demás. A continuación se presentan algunos de los sentimientos y actitudes que el supervisor debe tener. Constituyen los cimientos de buenas relaciones humanas.

a.Con relación a sí mismo, el supervisor deberá:

■Aprender a comprenderse y a desarrollar su autocomprensión. No deberá despreciarse o tener sentimientos intensos de inferioridad, ni tampoco deberá ser demasiado exigente respecto a sus propias capacidades. Deberá comprender sus propios impulsos o necesidades.
■Aprender a respetarse. Debe reconocer que no es perfecto y estar dispuesto a perdonar. Tiene que apreciar sus propias virtudes y sentirse orgulloso de sus logros.
■Cuidar de sí mismo. Tiene que evitar la indulgencia exagerada, crearse hábitos sanos y mejorar sus conocimientos y habilidades.
■Aceptarse y tener confianza en sí mismo. Deberá comprender sus logros y fracasos; y saber que las actitudes y acciones inconvenientes pueden cambiarse y mejorar.
b.Con relación a los demás, el supervisor deberá:

■Aprender a reconocer, aceptar y comprender sus sentimientos para con los demás. El supervisor debería controlar sus actitudes y prejuicios, evitar la discriminación y ser objetivo.
■Aprender a aceptar y comprender a las personas tal como son.
■Respetar la personalidad y singularidad ajenas.
■Ayudar a las personas a que alcancen sus metas y objetivos. El supervisor tiene que conocer a sus empleados, comprender sus deseos y necesidades, ayudarles a que encuentren el modo de satisfacerlos, y usara todos los métodos factibles para formarlos hasta que alcancen su potencial máximo.
Algunas veces el supervisor se enfrenta a empleados que no responden a su labor de supervisión o que presentan algunas formas de conducta que nadie podría imaginar. Estos empleados son materia para un especialista.

Al atender sus responsabilidades en lo que se refiere a la comprensión de los empleados y a trabajar con ellos, el supervisor deberá tener siempre presente estos factores:

a.El supervisor deberá conocer individualmente a todo su personal
b.Los empleados deben saber que se espera de ellos
c.Las personas deben tener orientación para hacer su trabajo
d.Debe reconocer todo trabajo bien hecho
e.El trabajo deficiente debe ser objeto de criticas constructivas
f.Debe darse a las personas la oportunidad de que demuestren que son capaces de una mayor responsabilidad
g.El trabajo tiene que realizarse en un medio seguro y saludable
h.Debe alentarse a las personas a que mejoren por sí mismas
2. EL SUPERVISOR COMO GUÍA Y ORIENTADOR.
La capacidad del supervisor para comprender a sus empleados y trabajar eficazmente con ellos y con las personas con quienes está en contacto determinará, en gran medida, su éxito o fracaso. Uno de los factores más importantes que contribuirán al éxito del supervisor en todo cuanto haga es poseer y saber usar sus cualidades de orientador y guía. He aquí algunas de estas cualidades:

a.Estar bien enterado de las personas y su trabajo.
b.Tener confianza en sí mismo.
c.Hacer hincapié en la actividad esforzada y constante.
d.Tener visión del futuro.
e.No luchar contra lo inevitable.
f.Tener actitudes objetivas.
g.Ser sencillo.
h.Ser capaz de tomar decisiones acertadas.
i.Tener y mantener la iniciativa.
j.Estar dispuesto a emprender una acción contraria cuando sea necesario.
k.Ser capaz de resistir presiones.
l.Ser firme en cuestiones de principio.
m.Poseer la capacidad de "hacer resaltar lo mejor" de las personas.
Toda "discusión eficaz y constructiva" con un individuo requiere que el supervisor tenga muy presentes determinadas líneas de orientación. El supervisor deberá:

a.Escuchar atenta y cortésmente.
b.Permitir que el empleado exprese libremente sus ideas.
c.Mantener el tema en "sus carriles" y orientar firmemente la conversación.
d.Ser calmado y paciente.
e.Mostrarle al empleado los puntos donde hay conformidad, antes de que señale cualquier diferencia.
f.Mostrar respeto por las opiniones del empleado.
g.Crear la impresión de rectitud y comprensión.
h.Estar dispuesto a cambiar de criterio ante nuevas pruebas.
i.Permitir que el empleado "salve el prestigio", haciendo hincapié en sus puntos fuertes.
j.Aplicar los mejores métodos para evitar futuros errores.
k.Tratar el trabajo del empleado en relación con los deberes de su puesto.
l.Reconocer la culpa de alguna equivocación, si verdaderamente la tiene.
m.De común acuerdo, establecer un plan para el mejoramiento del empleado.
3. CÓMO PREVENIR PROBLEMAS DE RELACIONES EN EL TRABAJO.
Cualquier supervisor obtiene buenos resultados solamente con la colaboración de su personal. La colaboración se obtiene con la aplicación de buenas relaciones de trabajo, tratando al personal considerando sus características individuales.

Para prevenir problemas de relaciones en el trabajo, el supervisor debe empeñarse en aplicar en todo momento las siguientes cuatro (4) reglas básicas:

a.MANTENGA A CADA CUAL ENTERADO DE COMO PROGRESA EN SU TRABAJO: Indicándole lo que espera del empleado. Enseñándole como puede mejorar. Cuando el empleado es nuevo, espera que el jefe le diga algo: ¡Está usted haciendo bien su trabajo! ¿Cómo marcha su trabajo? Esto genera seguridad y mayor confianza.
Algunos supervisores sólo anotan lo malo de los trabajadores y no los corrigen. Se acumulan los errores y a última hora se reprocha y amonesta al trabajador. Es necesario decirle con cierta regularidad si va bien o mal.

Para hacer lo anterior es necesario determinar que se espera de la persona, dependiendo de la capacidad y conocimientos, de la experiencia, de las habilidades, actitudes y algunas condiciones biológicas como la edad o el sexo. Es necesario determinar que se espera del trabajador y decírselo: a) para que se preocupe e interese por lo que se espera de él, b) en caso de tener dificultades buscará ayuda.

En caso que el trabajador no rinda o de lo que se espera de él, lo que hacemos es animarlo y alentarlo, le indicamos como puede lograrlo; en otro caso reubicarlo.

b.RECONOZCA MÉRITO A QUIEN LO TENGA. Felicitándolo inmediatamente o agradeciéndole su colaboración por rendimientos o trabajos excepcionales.
Cuando el trabajador quiere quedar bien con su jefe, hace esfuerzos por hacerlo y si no se le reconoce, entonces podrá pensar: "no vale la pena, ni siquiera me dio las gracias…"; tampoco hay que excederse en la aplicación de esta regla. Debe reconocer méritos en forma oportuna.

En que casos se usa:

■Por trabajos extraordinarios fuera de lo normal
■Por trabajos que requieren esfuerzos mayores a lo común.
■Por resultados superiores a lo normal.
■Otros motivos que lo valgan.
c.AVISE CON ANTICIPACIÓN A SU PERSONAL DE LOS CAMBIOS QUE LO AFECTEN. Explicándole los motivos, si es posible convenciéndole que acepte los cambios.
Como supervisores se reciben órdenes o instrucciones para realizar toda clase de cambios: en sistemas y métodos de trabajo, planes y programas de trabajo, horarios, normas y políticas, etc.

Como humanos somos renuentes o resistentes al cambio. Muchas veces avisar con anticipación los cambios, permite un periodo de tiempo para que el personal se adapte mentalmente, reflexione y pueda razonar en favor del cambio. Se hacen a la idea de los nuevos cambios. Es necesario que se nos avise con anticipación, esto permite predeterminar las reacciones al cambio y facilitar la labor de convencimiento.

d.UTILICE DEL MEJOR MODO LA ACTITUD Y HABILIDAD DE CADA QUIEN. Descubriendo las no utilizadas. Procurando el ascenso de quien lo merece. No debemos obstaculizar las mejoras o progreso del personal; también debemos estar seguros de que nuestra elección es la adecuada y evitar el efecto "halo". Proponer a una persona a un puesto por amistad o por una sola característica puede que en el otro puesto tenga un mal desempeño.
4. CÓMO TRATAR UN PROBLEMA HUMANO.
Muchas veces no es posible prevenir o evitar un problema humano en el trabajo y el supervisor entra en contacto con un problema cuando:

■Descubre una situación anormal
■Prevé un problema con motivo de un cambio
■El personal solicita su intervención
■El supervisor lo ocasiona
En estos casos en que el problema está presente o de una u otra forma ya ha sido originado, el supervisor deberá resolverlo y encontrar una solución adecuada para los intereses de la empresa y del grupo de trabajo. Para ello deberá aplicar un método que sigue los siguientes pasos:

I.DEFINA CLARAMENTE EN QUE CONSISTE EL PROBLEMA
II.DETERMINE SU OBJETIVO
III.REUNA DATOS.
a.Revise los antecedentes o el historial
b.Entérese de las reglas y costumbres aplicables
c.Hable con los interesados o las personas afectadas
d.Investigue y obtenga las opiniones, impresiones o estados de ánimo

"Asegúrese de tener todos los datos y objetivos correctos"

IV.MEDITE, JUZGUE Y DECIDA.
a.Determine si existen contradicciones
b.Relacione los datos (considerar como influyen unos en otros)
c.Piense en las soluciones posibles
d.Decida su acción final, considerando reglamentos y costumbres de la empresa, efecto sobre el individuo, el grupo y la producción.

"No se precipite ni pierda el objetivo"

V.ACTUE O EMPRENDA LA ACCIÓN.
a.Determine si requiere la ayuda de otros (¿puede el supervisor resolver el caso por sí mismo?)
b.Pida la colaboración necesaria (¿necesita ayuda para resolverlo?)
c.Considere si debe informar a su superior (¿debe pasarlo a su supervisor?)
d.Escoja el momento y lugar más adecuado

"No eluda su responsabilidad"

VI.COMPRUEBE RESULTADOS.
a.Determine como comprobará
b.Determine cuando iniciara la comprobación y con qué frecuencia.
c.Vigile los cambios de actitudes, de relaciones o de ambiente
d.Este pendiente de los efectos sobre la producción

"¿Logro su objetivo?"

5. CÓMO DETERMINAR LAS OPINIONES Y ESTADOS DE ÁNIMO DEL PERSONAL
a.NO DISCUTA
b.ANIME A LA PERSONA A HABLAR DE ALGO IMPORTANTE PARA ELLA
c.NO INTERRUMPA NI SEA EL QUE LO HABLE TODO
d.NO SE PRECIPITE AL SACAR CONCLUSIONES
e.ESCUCHE CON INTERÉS
6. SUGERENCIAS PARA ESCUCHAR BIEN.
a.¡Deje de hablar!: No podemos escuchar si estamos hablando
b.Haga que el hablante se sienta cómodo: Trate de que el interlocutor hable con entera libertad. A esto se le suele llamar ambiente permisivo.
c.Muestre al hablante que usted quiere escuchar: Muestre interés. No lea su correspondencia mientras alguien esta hablando. Escuche para entender y no para contradecir.
d.Elimine las distracciones: No escriba, tamborilee con los dedos, no se corte las uñas, ni mueva papeles. Cierre la puerta si con ello se crea un ambiente más tranquilo.
e.Sienta empatía por el hablante: Procure ver el punto de vista del interlocutor.
f.Controle su temperamento: Una persona enojada no controla correctamente las palabras.
g.Mantenga la serenidad ante las críticas y las discusiones: Ambas cosas ponen a la defensiva, y muchos se irritan o enojan. No discuta: aunque gane, a la postre sale perdiendo.
h.Haga preguntas: Esto alienta al hablante y muestra que usted esta escuchando. Tal actitud ayuda a esclarecer los puntos y los profundiza.
i.¡Deje de hablar!: Esta es la primera y la ultima recomendación, pues todas las otras se basan en ella. No podemos escuchar bien si estamos hablando.